Le flex working est un phénomène qui s’est accéléré ces dernières années. Notamment avec l’arrivée de la pandémie qui a redéfini les codes au travail et favorisé l’adoption de ce type d’organisation.
En fait, c’est un mode de fonctionnement qui propose de mixer plusieurs environnements de travail au sein de l’entreprise avec un système de bureaux partagé et parfois des horaires flexibles. L’objectif est de permettre aux collaborateurs d’avoir un espace de travail adapté à leurs besoins et leurs activités sur le moment. Certains peuvent également travailler à distance s’ils le souhaitent.
Il n’y a alors plus de bureau personnel attitré, c’est ce que l’on appelle le phénomène du “flex office” (ou “flex desk”). Chacun peut travailler dans un nouvel espace (open space, chez soi avec du télétravail, bureau, salle de réunion ou de co-working) chaque jour.
Le flex working est ainsi intimement lié au flex office. Mais plus simplement, ce sont tous 2 des termes pour qualifier la flexibilité au travail.
« Le Flex office est un vecteur d’attractivité pour mon entreprise »
Ok, mais cela dépend de votre culture et des métiers de votre entreprise. Décryptons cela ensemble !
Modalités d’applications
L’employeur et le collaborateur peuvent s’arranger de plusieurs façon en ce qui concerne cette flexibilité :
- Autour du temps : Le salarié peut travailler de façon classique, alternée ou à temps partiel selon les modalités prévues avec la direction.
- Autour du lieu : L’activité peut s’effectuer dans différents endroits fixes et/ou mobiles.
- Autour d’un poste : Un collaborateur peut effectuer du job-sharing. En d’autres termes, c’est le fait de se partager, entre 2 salariés des tâches prévues pour un seul poste.
De multiples combinaisons de flexibilités sont possibles de la plus régulée et classique à la plus individualisée. Bien évidemment, chacun peut trouver la formule qui lui conviendrait le mieux.
Les avantages du flex working
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Améliore la productivité et la créativité
Le flex working permet aux collaborateurs de sortir d’une routine quotidienne. On leur donne la possibilité d’avoir des horaires flexibles dans plusieurs types de pièces pour stimuler leur créativité.
Tous ces facteurs maximisent la productivité et leur permettent de se focaliser sur leurs résultats. En effet, d’après OpenSourcing, la quasi-totalité des organisations qui ont mis en place le flex working font état d’une augmentation (significative) de leur productivité.
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Permet de faire des économies
La mise en place de lieux flexibles peut permettre de réaliser d’importantes économies tant au niveau des employés (réduction du coût des déplacements…) que des employeurs (diminution des frais immobiliers & énergétiques…).
Un grand nombre de personnes sont amenées à utiliser le même bureau, car elles ne sont pas toutes présentes, au même moment, dans l’entreprise. Ne serait-ce pas l’occasion d’instaurer un système de réservation de bureau pour faciliter la rotation ?!
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Contribue au bien-être des employés
Un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée s’installe grâce à une diminution du nombre de trajets et des horaires flexibles. On peut alors potentiellement observer des employés plus heureux, satisfaits, et enclins à travailler (et moins de congés maladie !).
D’ailleurs, vous l’avez déjà sans doute expérimenté, être assis à côté des mêmes collègues tous les jours peut parfois devenir redondant. Et bien le flex working est aussi l’occasion de travailler souvent avec des équipes différentes (un peu comme les rotations des équipes des personnels navigants commerciaux, oui oui) et rencontrer de nouvelles personnes en présentiel.
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Renforce l’image de l’employeur
La possibilité d’avoir du flex working est un critère de plus en plus recherché par les candidats (en particulier par la nouvelle génération). Il amène une plus grande fidélité de la part des collaborateurs, ce qui est bienvenue dans cette ère de “guerre des talents”.
Et si le concept est bien organisé avec des espaces de travail agréables, il peut constituer un EVP (Employee Value Proposition) de taille, faites nous confiance !
Les inconvénients du flex working
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Peut engendrer des problèmes de communication
Deux collaborateurs travaillant sur des créneaux horaires différents peuvent avoir du mal à travailler en totale synergie. Mettez en place des règles claires dès le départ pour que chacun puisse avoir des plages horaires de rencontres pour faciliter l’échange même à distance.
Il est très important que cette organisation n’empêche pas les équipes de collaborer entre elles. Vous pouvez utiliser des outils de suivi de projet et de communication internes pour faciliter ces échanges, même de manière asynchrone ou à distance.
Il est également possible de limiter le nombre de jours de télétravail et d’organiser des petits événements en dehors du travail pour garder un lien social entre tous les collègues.
Le Flex office n’empêche pas, au contraire, d’aménager des espaces favorisant le lien social, la collaboration, etc.
Ou encore des espaces où les collaborateurs pourront s’isoler et se concentrer !
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Certains managers peuvent se montrer réticents
Prenez le temps d’impliquer vos managers dans la mise en place d’un tel mode de fonctionnement. En effet, ce sont eux votre première ligne de soutien à la direction. C’est sur leurs épaules que repose l’installation du concept. Les former au management à distance est un préalable fondamental.
Une organisation méticuleuse est primordiale, mais n’est réalisable que si tout le monde se sent en accord avec cette décision. Assurez-vous que tout le monde sache de quoi il s’agit et comprend l’ampleur des changements que cela va engendrer, pour leur permettre d’évoluer dans un environnement sécurisant et familier.
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Ne convient pas à tout le monde
Certains collaborateurs ont absolument besoin d’une structure fixe en ce qui concerne leur travail avec des horaires et un bureau bien précis.
Un stress supplémentaire peut être créé pour eux s’ils doivent gérer un tel changement dans leurs habitudes de vie professionnelle. D’ailleurs, un bureau ouvert peut favoriser la distraction et la difficulté de concentration dans leurs missions pour certains. Ainsi, le flex working est intéressant uniquement s’il est proposé à ceux qui sont volontaires et à qui un tel fonctionnement convient.
Si les bénéfices du flex working sont nombreux, il convient également de prendre le temps de bien y réfléchir au préalable afin d’éviter de tomber dans ses travers.
Peut-être un retour d’expérience à partager avec nous ?